Infoenhet

Infoenhet

En infoenhet registreres under «Admin-fanen» og brukes som grunnlag for utskrift av brev og for logging av utsendelser.

Infoenheter har flere bruksområder. Infoenheter blir brukt til ulike brevtekster (tekster til takkebrev, giro, velkomstbrev og liknende). Infoenheter kan også brukes som en referanse til hvilken type utsendelse som sendes ut, selv om ikke selve teksten/innholdet er registrert i infoenheten. Dette blir brukt for å beskrive hvilken utsendelse som blir sendt når en logger utsendelse av DM, blad, magasiner og liknende.

  • Når infoenheten blir brukt til ulike brevtekster vil ofte selve teksten og evt. bilde ligge registrert på den gjeldende infoenheten (dette kaller vi maloppsett). Da hentes teksten fra dette maloppsettet på infoenheten og fletter inn felt (navn, adresse, beløp e.l) før utskrift fra Tindra. Noen brevtekster er satt opp slik at noe av teksten er redigerbar, slik at du kan redigere teksten noe før du skriver ut brevet. Ved utskrift vil det automatisk logges at det/de gjeldende navn har fått denne infoenheten. Beskrivelsen av infoenheten vil være det som listes opp i «Utsendelser» slik at du kan se hva som er sendt.
    • Obs. Infoenheter registreres som et grunnlag for utskrift av tekster, det er ikke fra infoenheten en skriver ut selve brevet. Dette gjøres fra ulike steder (avtale, grunndata e.l) på enkeltnavn eller til flere navn ved hjelp av en rapport.
  • Infoenheter kan også brukes som et referansesystem som forteller/beskriver hva som er sendt til giver, selv om ikke selve innholdet/teksten som sendes ligger registrert i infoenheten. Dette kan for eksempel være et blad/magasin eller liknende som man sender ut. Da lages det en infoenhet der beskrivelsen forteller hva det gjelder og utsendelsen logges med den infoenheten. Eksempel på en infoenhetsbekrivelse brukt på denne måten kan være «Medlemsbladet nr. 3 2016″.  Beskrivelsen av infoenheten vil være det som listes opp i «Utsendelser» slik at du senere kan se hva som er sendt til de aktuelle navn.

Søk etter eksisterende infoenheter

Sett inn bokstaver eller tall i «standardsøk infoenheter» eller velg «søk på tvers».

infoenheter søk

Noen brukere er sett opp med rettigheter til å redigere i eksisterende infoenheter, mens andre kun har rettigheter til å se det som allerede er registrert. (Dette bestemmes i samarbeid med rådgiver hos ProFundo.)

Opprette ny infoenhet

Infoenhet ny

  • Velg hvilken type infoenhet dette er i feltet «Infotype». (Du klikker på pilen og velger fra listen.)
  • Skriv en beskrivelse av infoenheten.

Eksempel:

infoenhet ny2

Klikk på «Lag infoenhet» når du har fylt ut feltene. Da vil du få frem dette bildet:

infoenhetny3

Infoenheten har fått et unikt løpenummer (231). Klikk på «Grunndata» i kolonne 2 og fyll ut mer info i de ønskede felt.

Beskrivelse av de ulike feltene i «Grunndata infoenhet»:

Med unntak av infoenhetsbeskrivelsen som allerede er fylt ut ved opprettelsen av infoenheten er ingen av de øvrige feltene obligatoriske felt, og dere velger selv hvilke felt som er nødvendig/ønsket og fyl ut.

  • Beskrivelse: Tekst som beskriver infoenheten. Dette feltet vises normalt i «Utsendelser» på navn. (Infoenheter kan ha ulike regler for hva som skal vises under utsendelser. Ta kontakt med rådgiver i ProFundo om du ønsker endringer på visningen.)
  • Nøkkelord: oppgi ord infoenheten skal være søkbar på. (Ved senere søk på infoenheter under Admin-fanen.)
  • Utgittdato: Datoen infoenheten er utgitt eller den skal være tilgjengelig fra. (Eks. en takkebrevstekst skal ikke være tilgjengelig før kampanjen er satt i gang -da settes en fremtidig dato.)
  • Endretdato: Normalt må denne datoen oppdateres manuelt. Bruk den hvis du ønsker å vise at infoenheten er endret.
  • Sluttdato: Datoen infoenheten ikke lenger er tilgjengelig fra. (Eks: etter julehøytid skal ikke takkebrevstekst med ønske om en god jul være tilgjengelig.)
  • For produkttype, prosjekt og aksjon: Hvis du ønsker det kan du knytte infoenheten til en eller flere av disse. Denne tilknytningen fungerer kun som informasjon og har ingen teknisk konsekvens i bruk av infoenhetene.
  • Tekst-feltene: I noen brukssammenhenger vil det være krav til hva tekstfeltene skal inneholde. Ved bruk av infoenheten som brevtekst til større produksjoner ved hjelp av rapporter eller takkebrevsprogram hos oss i ProFundo, kan de ulike feltene inneholde selve teksten som brukes i produksjonen. Eks: takkebrevstekster og månedlig girotekster.