Avtale

Denne brukerveiledningen beskriver ulike avtaler og hvordan du kan redigere og se detaljer i eksisterende avtaler på navn. Skal du opprette en ny avtale kan du lese om det i egen veiledning Ny avtale. Men det kan være en fordel å lese denne veiledningen først for å gjøre seg kjent med avtaletypene og de ulike felt i en avtale.

Tindra er laget slik at dere som organisasjon får tilpasset avtalemoduler som passer til deres avtaletype, derfor vil feltene som beskrives i denne veiledningen kunne variere noe fra hvordan det er satt opp hos dere.

Denne veiledningen beskriver:
  1. Litt om avtalestrukturen i systemet.
  2. Se og redigere avtale(r).
    • Hvordan lage KID for avtalegirofullmakt
    • Sende velkomstbrev
    • Lage en enkeltgiro.
  3. Avslutte eller Pause en avtale.
Andre veiledninger:

1. Litt om avtalestrukturen i systemet: 

  • Det finnes tre ulike avtaletyper: giveravtale, medlemsavtale og abonnementsavtale. Det er kun de avtaletyper deres organisasjon har som vises i kolonne 2 i Tindra. Hvis dere har flere av de tre ulike avtaletypene, vil det være minst en plugin for hver avtaletype i kolonne 2 i Tindra.
  • Innenfor hver avtaletype er det ulike produkttyper:  Hva de ulike produkttypene heter vil variere fra organisasjon til organisasjon. Men de vil ha to bokstaver som identifikasjon.
    • Se eksempel på produkttype FG (Fast Giver avtale): produktyper
    • Se eksempel på produkktype ME (Medelmsavtale):  produkttype me
  • Innenfor hver produkttype kan man knytte det til ulike prosjekter og  dermed øremerke hvor inntektene fra disse avtalene skal føres. Prosjektnummer 0 er ofte «frie midler».
  • Innenfor hver produkttype + prosjektnummer kan man også ha varianter. Varianter av en Medlemsavtale kan være «Gratis-medlemskap», «Familiemedlemskap» og liknende. Dette vises ofte med et siffer etter prosjektnummeret.

Eksempel 1: ME-0-1 ME = produkttype «medlem», 0=prosjekt «frie midler», 1=variant «ordinært medlemskap».

Eksempel 2: MU-0-3 MU = produkttype «ungdomsmedlem», 0 = prosjekt «frie midler», 3 = variant «gratis medlemskap»

I Avtalemodulen kan de eventuelle ulike produkttypene og variantene ligge i samme plugin i Tindra. Men som nevnt ovenfor vil det alltid være minst en plugin for hver avtaletype (giver, medlem,abonnement) i Tindra.

Skal du opprette en ny avtale kan du lese om det i «Ny avtale«. Men det kan være en fordel å lese denne veiledningen først for å gjøre seg kjent med de ulike felt i en avtale.

2. Se og redigere en avtale.

  • Velg fane «Navn» (Dokument: «Komme i gang med Tindra» beskriver faner og kolonner.)
  • Merk det navnet du vil se avtalen til. (Kolonne 1)
  • Merk den pluginen som har den avtalen (produkttypen) du vil se på. (Kolonne 2)
  • Avtalen. (Kolonne 3)  Navt2 avtale med tre faner
Avtalemodulen er delt opp i to:
  1. Øvre del lister opp de avtalene (produkttypene) som er registrert på dette navnet. Informasjon om hvem som er registrert som betaler av avtalen vises øverst i opplistingen. Ofte er dette samme navn som «avtalehaveren» men ved bruk av fremmedbetaler vil dette vises i listen her. Eksempelet over viser 3 avtaler med Maria Jacobsen som betaler og deretter en avtale med Martin Andersen som betaler. Eksempelet viser ulike giveravtaler. (Andre avtaletyper som medlem og abonnement vil ikke listes opp her. Hvis du ønsker se på eventuelle andre avtaletyper velger du dette i kolonne 2. ) OBS: Ønsker du å se avsluttede avtaler, huk av for «Vis også avsluttede» på den grå linjen øverst.
  1. Nedre del har tre faner: (Merk den avtalene i listen over du ønsker å redigere/se detaljer, avtalegirosaker eller innbetalinger til.)
    1. Avtaledetaljer: viser detaljert info om den avtalen du har merket i listen over (merket avtale er blå). For nærmere beskrivelse av alle de ulike felt her se: Detaljert beskrivelse av ulike felt i avtalemodulen.
    2. Avtalegirosaker: Viser logg for hva som er registrert mht AvtaleGiro fullmakt, om datoen den er sendt til Nets og om systemet har mottatt meldinger fra Nets om at FBO (Fullmakt for fast betalings oppdrag) er etablert/endret eller avsluttet. Her kan du registrere info om nye fullmakter du sender inn til Nets med beløpsgrense, kontonummer og evt. kommentarer. (ps. beløpsgrensen kan selvfølgelig endres selv av betaler i bank uten at systemet får beskjed om dette. så dette er informasjon om hva dere fikk beskjed om i opprettelsestidspunktet av fullmakten. ) Loggen viser det som gjelder for avtalen som er merket i listen over. (Du kan også merke den grå betaler-linjen og se info som av ulike grunner ikke er knyttet til en bestemt avtale, men registrert mot betaler.) Navt2 avtalegirosaker ny
      Hvordan Registrere en AvtaleGiro-sak når du sender en fullmakt til Nets:

      Hvis det finnes en loggpost allerede på denne avtalen registrerer du dette på den aktuelle «AvtaleGiro-KID printet/opplyst» som har samme KID nummer som papir-kupongen du har mottatt. Fyll inn evt. beløpsgrense, kontonummer og dato du sender Nets.

      Hvis det ikke er opprettet en linje for «AvtaleGiro-KID printet/opplyst» allerede kan du klikke på dette symbolet for å opplyse en KID:Opplyse KID (Dette ikonet finner du øverst i avtalemodulen. )

      Etter at du har fått opplyst KID vil du finne igjen en loggpost om denne KID under fanen AvtaleGirosaker.  Bruk refresh knappen for å få den nye loggposten synlig.Nå kan du oppdatere denne loggposten ved å fylle inn informasjonen du har mottatt fra betaler og med hvilken dato du sender dette videre til Nets/betaler og evt- kommentarer.

       

       

      Har du en papir-kupong/fullmakt fyller du inn denne KID på fullmakten før du sender den inn til nets. Ønsker giver/betaler opprette dette selv i nettbanken sin, sender du KID direkte til betaler/giver. Da kan det være greit å notere dette i kommentarfeltet på loggposten.

    3. Innbetalinger: Viser innbetalinger knyttet til den avtalen du har merket i listen over (merket avtale er blå). Innbetalinger som ikke er knyttet til den merkede avtalen vil ikke vises her. For en fullstendig oversikt over alle innbetalinger fra dette navnet velger du «innbetalingsoversikt» i kolonne 2 i Tindra.
 Hvordan skrive ut velkomstbrev/giro fra avtale
  • Velg fane «Navn»
  • Merk det navnet du vil skrive ut velkomstbrev til. (Kolonne 1) Hvis ikke navnet er registrert må du opprette nytt navn.
  • Merk den pluginen som har den avtalen (produkttypen) du skal skrive velkomstbrev fra (Kolonne 2)
  • Merk den aktuelle avtalen. (Kolonne 3)  Hvis avtalen ikke er registrert må du opprette den nye avtalen.
    • klikk på dette symbolet Opplyse KID øverst i avtalemodulen. Da vil du få opp en meny med de valgene du har tilgjengelig. (Nye brev og maler kan legges til i samarbeid med rådgiver hos ProFundo)Velg deretter «utskrift» eller velg «send på epost» og send til avtalehaver. Når du lager et brev/giro for et navn vil dette vises i pluginen «utsendelser» på dette navnet.
Hvordan sende ut velkomstbrev/giro på epost fra avtale
  • Velg fane «Navn»
  • Merk det navnet du vil skrive ut velkomstbrev til. (Kolonne 1) Hvis ikke navnet er registrert må du opprette nytt navn.
  • Merk den pluginen som har den avtalen (produkttypen) du skal skrive velkomstbrev fra (Kolonne 2)
  • Merk den aktuelle avtalen. (Kolonne 3)  Hvis avtalen ikke er registrert må du opprette den nye avtalen.
  • klikk på dette symbolet Opplyse KID øverst i avtalemodulen. Da vil du få opp en meny med de valgene du har tilgjengelig. (Nye brev og maler kan legges til i samarbeid med rådgiver hos ProFundo)
  • Velg ‘Send på epost’

Når man velger å sende maler som e-post med PDF-vedlegg har man mulighet til å lage maler for e-posttekster, slik at man slipper å skrive den samme teksten på nytt.

Malene registreres som en infoenhet av typen E-postmaler. Du kan legge inn både Emne og Melding.

Det går an å bruke følgende flettekoder i meldingen:

  • ##name## = navn
  • ##fname## = fornavn
  • ##sname## = etternavn
  • ##username## = navnet til pålogget Tindra-bruker

Når du skal hente inn malen skriver du navnet på den i feltet Tekst fra. Da vil aktuelle maler dukke opp etterhvert som du begynner å skrive. Når du har klikket på ønsket mal trykker du TAB. Da vil teksten hentes inn i hhv Emne og melding.

Mer info om Infoenhet

 

3. Avslutte eller Pause en avtale.

Merk den avtalen du vil sette på pause eller avslutte i listen over registrerte avtaler. (Merket avtale er blå.)
Da ser du detaljert info for den avtalen nedenfor. Der finner du knappene Pause og Avslutt øverst.  Pause avslutt

Merk: Du avslutter/pauser kun den avtalen som er merket. Dette smitter ikke videre til navn eller andre avtaler på det gjeldende navnet. Ønsker du å avslutte eller pause navnet med alle tilhørende avtaler, gjøres dette på «grunndata».

Pause = pauser avtalen midlertidig. Her kan du velge fra og til dato for pausen, og legge inn årsak til hvorfor denne avtalen skal settes på pause. Ved bruk av til-dato, vil pause opphøre automatisk når den gjeldende til-dato er overgått.

En valgt dato for pause vil gjelde slik:

  • Dato fra =Pauset fra og med den datoen du har valgt
  • Dato til = Pauset til og med den datoen du har valgt
  • Blank dato til = avtalen er pauset til noen opphever pausen igjen.

 

Avslutt = avslutter avtalen permanent. Legg inn ønsket dato og årsak. Du kan ikke velge en dato tilbake i tid og avtalen er gyldig t.o.m. den datoen du setter og avsluttes deretter. Dette betyr f.eks. at om du oppretter en avtale som skal være gyldig for ett kalenderår skal du bruke 01.januar til 31.desember

 

Hvis avtalen allerede er pauset eller avsluttet vil det vises slik:  pauset avsluttet

Du kan klikke på pauset/avslutt for å åpne avtalen igjen.

Andre veiledninger: